スカウトメールの返信率を上げるには？求職者を振り向かせるスカウトメールのコツを解説

スカウトメールとは、企業が自社の求める人材にメールを送り、入社を提案する採用の手法です。近年は新型コロナウイルスの影響で求職者が増加しており、本当に求めている人材が埋もれてしまう可能性もあります。そこで、効率的に採用活動をするために直接アプローチができるスカウトメールが有効です。スカウトメール「攻めの採用手法」の一つとして注目されているものの、導入する企業も増えていることから工夫を凝らさなければメールを読んでもらうのも難しくなっています。そこで今回は返信率の高いスカウトメールを作成するためのコツについて紹介します。

スカウトメールを送る際に重要なのは、一人一人に合わせた内容を求職者に送ることです。「自分だけに送ってもらった特別なスカウトメールだ。転職活動に光が見えてきた」と、求職者に感じさせることが大切です。特に求職者の下記の内容には目を通しておくことをオススメします。

　・求職者の実務経験

　・求職者の自己PR

　・求職者の過去の転職背景

あまり沢山の項目を読み込み過ぎても数十通、数百通送信することを想定すると工数が大幅に膨れ上がってしまいます。限られた業務工数の中で最大のパフォーマンスを発揮する為に、最低上記3点を3-5分程度を目安として把握頂ければ、ラブレターを書くための十分な材料は揃ってきます。

「今までの経験を参考にしてくれて、さらに自信があるところに着目してくれているスカウトメールだな。自分のことを理解して、評価してくれていると、求職者が感じる内容のスカウトメールが書苦ことができれば、一人ひとりに向けた内容になることでしょう。

スカウトメールが大きな効果を発揮するケースとして代表的なものは

・専門性が高く、求人倍率が高い職種

・市場の認知度の低い新しい職種

・急募で採用したい職種

・自社のイメージから連想されにくい職種

　　　　です。

専門性が高く、求人倍率が高い職種では、特定の求人企業に応募が集まりがちなため、自社からのアプローチがあることで応募へと繋がりやすい傾向にあります。

また、市場にない新しい職種の募集の場合、就職希望者がその職種をキャリアとして考えていないため、企業から積極的にスカウトすることで、新しいキャリアに気付かせることができる可能性があります。

急募の場合のスカウトは短期間で多くのユーザーと接点を持つためにも積極的にスカウトを使うと良いでしょう。興味をもってもらうきっかけを多く作り、効率よく高い成果が見込めます。

スカウトメールを書く前に、最初に自社の紹介を簡潔に記載しましょう。

出来るだけ短く、出来るだけ興味をひくように内容を吟味していきましょう。例えば、メインとなる事業とその他これから育てていくべき事業、入社後に担当する業務の影響度、入社後のキャリア形成に関する考え方など、他社と差別化がしやすく、求職者の興味をひく内容であればOKです。

「求職者の経験に興味を持っている」と伝えることは、求職者から自社へ興味をもってもらうために重要です。誰でもいいからスカウトメールを送ったのではなく、「あなただから送った」と求職者に感じてもらえるからです。

その上で「その経験は弊社でこのように活かせます」と繋げると良いでしょう。

求職者の経験に興味があることを伝えるためには、まず求職者のプロフィールをよく読み込むことが大切です。

あらかじめ「こんな経験のある人材に来てほしい」とペルソナを決めておくと、スカウトメールを送るかどうかの判断スピードが早くなることでしょう。

会社のビジョンを伝えることも返信率を高める条件の一つです。

伝えたい内容の例として、会社の成長が分かるような業績・受賞歴・魅力ある社員紹介・勢いのある事業領域などがあります。

会社の事業規模がまだ小さいなら「こんなことがしたい」と目指す姿を伝えましょう。

「こういう事業を展開していきたいけど、今は〜が足りません。助けてくれる仲間を募集しています」という流れで文章を組み立てることをオススメします。「～」の部分に入れるのは、求職者の経験や興味に当てはまるとよりいいです。求職者の経歴などに合わせて内容を調整しましょう。

「自分に向けてスカウトメールを書いてくれている」と感じてもらうことが返信率アップに繋がります。

あまり細かくこだわりすぎたりすると、スカウトの対象となる人材が絞られ過ぎてしまうので注意が必要です。「マネジメント経験がなくても業務経験が5年以上あればよし」など、幅をもたせておきましょう。

返信のハードルを下げるように配慮するのも大切な要素です。

いきなり「面接しましょう」ではなく「まずは会ってお話しませんか」とすることで、返信に対する心理的なハードルが下がります。

特に、「採用面接ではなくカジュアルな面談をするだけ」と書くことは、求職者の心理的ハードルを大きく下げることができます。

カジュアル面談を導入することで、自社の採用工数が必要以上に増えるわけでもありません。カジュアル面談は、面接よりざっくばらんな雰囲気で話すので相互理解が早くなる傾向にあります。一次面接をとばして二次面接、最終面接に進むこともできるのでその後の工程が省けます。

求職者の中には「転職したい」方もいれば「いい会社があれば転職してもいいかなぁ」と転職への意欲がそれほど高くない方もいます。「もし良ければ話しませんか」という態度が重要となります。

スカウトメールを送る時間にも注意しましょう。

送信時間が遅すぎたり早すぎたりすると「ブラック企業」という印象を与えかねません。送信時間は、8時～18時ぐらいまでにしておきましょう。朝の8時や夕方17，18時ごろの通勤時間を狙うと開封率も上がりやすくなります。

求職者は多くのアプローチを受けており、タイトルや内容が不明確で分かりづらい文章や自分に何を伝えたいのか不鮮明なメールは対応してもらえません。

また、【急募！】や【大量採用！】【要返信！】などのワードを強調したスカウトメールは、誰でもいいから採用したいなどと疑われる可能性があるため、注意が必要です。

いい印象を与えよう、自社の状況を理解してもらおうとするあまり、返信をためらうような文言を入れてしまうのもスカウトメールの返信が来ない原因の一つです。

また、「急務」や「人が足りず」など、求職者にとってはメリットがなく、人が抜けやすい印象を与えるネガティブワードも避けるようにしましょう。

採用は相互のマッチングから始まります。お互いのメリットを意識した言葉を選んでいきましょう。

「とはいっても、スカウトメールの返信率についての目標を自社で実際やってみるのは大変そうだし、自分たちでやるのは難しい…」ということであれば、採用のプロによる採用支援サービスを利用するのもオススメです。弊社の採用支援サービスは、将来の経営目標の設定から、実際にどのように採用を進めていくかの施策決め、採用ペルソナの徹底的な明確を実施し、貴社に最適な採用戦略を実施致します。「効果的なスカウトメールを実施したい」という方達はぜひご相談くださいませ。

弊社なら、下記のようなことを提供することができます。

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